はじめに

せっかく補助金をいただいて事業を行っていこうにしても、作業の役割分担に苦労してしまうことで業務の効率化が図れないことがあります。

業務内容を見直していくことで小さいことから修正していくことができます。

次のようなところを意識すると良いでしょう

指揮命令の役割分担

役割や権限が一部の部署や人に集中している場合には下部組織や別の方にも権限を委譲する

役割分担がはっきりしていなかったり重複をしていたりする場合には他部署と統合する

複数の部署から指示が出ているときは異なる指示が出てしまい斉一性が取れなくなってしまう場合があるので1つの部署から行うようにす

作業の役割分担

作業の重複がある場合には重複をなくしていく

誰がその役割をするかを決まっていない場合には複数人でカバーをする

資料がアナログになっている場合にはパソコンなどを使ってデジタル化してみんなで行えるようにする

担当者が明確でない作業は担当者を決める

ただある程度の人材がいないと難しいところもありますが、可能な限りいるメンバーをフル活用して業務を遂行していくことが重要になります。

業務間の関連を確認する

業務を日単位・週単位で分類してその単位ごとにフローを作成します。これによって作業の前後関係が明確になります。

これを業務毎・担当者毎で分割して時間ごとに右に流れるようなフローを作っていきます。

全体に影響してしまうところは特に注意する

ある作業が遅れるとすべての流れに影響してしまうようなところはどこなのかを把握することが大事になってきます。

またそのようなことが予測されるような場合にはトラブルをカバーできるような時間を確保しておくなどのリカバリー策を設けておくことが大事です。

人材のバックアップを意識しておくことが大事になります

特に介護・結婚・転職などで離職するなどのケースで人材を失うことも多くあります。

そのようなリスクも考えた上で余裕のある人材を確保する。さらに複数業務を遂行できる社員の育成などに人材を注ぐことが重要になってきます。

 

参考文献:中小企業のための補助金・助成金の徹底活用ガイド2017・2018年度版